銷售不僅僅是將貨銷售出去就萬事大吉，回款才是銷售的最終目的和結果，因為只有銷售貨款回來了，企業的資金才能處于一種平衡狀態，企業才能有再造血的功能，如果產品銷售出去而貨款沒有結回，企業的資金狀況就會就會處于一種非良性狀態。但是由于在現實市場環境中生產企業在銷售過程中如果針對客戶實行百分之百的現款現貨的銷售方式不僅不太適合現實情況，同時，也會使企業生產經營情況收到很大的制約，使企業發展步入一個不利的局面，因此，在銷售過程中賒欠的存在是不可避免的一種現象。

賒銷的存在對于企業而言意味著應收賬款的產生，意味著待壞、賬風險的存在，因此對于企業而言進行產品銷售如何保證貨款的安全和按照計劃成功回收，成為很多企業所關注的問題，對于這個問題的解決我們用一句話來講那就是：未雨綢繆、防患于未然，即通過加強事前的控制才能避免問題的出現。

具體到生產企業營銷工作中如何進行應收賬款的管理工作，那就是為了避免呆壞賬造成的損失，企業在進行產品銷售的前期就需要防患于未然，加強事前的控制，來杜絕問題的產生，使問題消滅在萌芽狀態，主要做法是通過對擬交易客戶進行前期的客戶調查，如何客戶基本情況、客戶的資信、實力和信譽等進行全面的考察，并建立相應的資料和分析數據，通過這些工作的有效開展來為企業應收帳款的安全回收來保駕護航。

一、建立客戶檔案

1、建立客戶檔案資料的目的

據資料統計，通過對于事前欠款的有效管理可以防止70％的呆壞賬的產生，可以講很多貨款產生拖欠和呆壞賬的原因在于企業銷售時對客戶了解不夠所造成的，通過建立客戶檔案資料，利用前期對客戶進行全面的了解，針對客戶的一些列信息的收集并建立相應的檔案，并對客戶實施資信評估，一方面可以淘汰哪些信用不佳的客戶，另一方面可以降低貨款的風險，避免在清繳貨款上產生大的費用，同時也可以加強在后期對客戶進行回訪促進銷售工作的更好開展。

2、客戶檔案的內容和形式

對于客戶檔案的建立目的在于規避呆壞賬的產生，同時也是企業財務能夠對應收賬款進行管理的一個有效辦法，一般客戶檔案的建立主要內容包含客戶資料卡、客戶信用資料卡、客戶負責人資料卡三個部分，具體如下：

第一部分企業是客戶資料卡，其主要包括以下內容：

1）、企業名稱：即交易客戶單位的名稱，在這里要求對企業的名稱進行詳細登記，記錄企業的全稱并與客戶的營業執照相對應。

2）、企業性質：即企業屬于那種經營性質的企業，如是有限公司還是股份公司；是民營企業還是國有企業等等。

3）、企業注冊資金：企業的注冊資金往往是一個企業實力的體現，在這里可以了解客戶與自身產品的銷售情況進行比對。

4）、企業法人代表：主要是明確企業的負責人。

5）、企業地址：即企業所在地。

6）、企業經營范圍：企業的生產經營行為是否和自身企業提供的產品相一致。

具體客戶資料表如圖：

第二部分：客戶信用資料卡，主要包括以下內容：

1）、注冊資本：企業營業執照上的注冊資本金額以及實收資本的情況，其是企業實力的

一種體現，對于這點的了解在有必要的情況下需要到企業注冊地的工商系統進行落實，同時要注意企業的年審情況。

2）、授信額度：企業針對客戶的注冊資本和合同金額的大小給予客戶的賒欠額度，這是

體現雙方互信的一個基礎，對于授信額度大小的確定往往受合作時間、客戶信譽、客戶經營效益等多個方面影響

3）、結帳日：企業和客戶之間針對貨款回收所制訂的回款日期，這個日期可以是月結、

季結或者到貨多長時間內結款。

4）、信用等級：企業根據與客戶合作時間、客戶信譽、經營效益或者企業對客戶進行審

查情況，根據客戶的情況結合企業的實際情況給客戶評定的信用標準，這個標準往往對客戶的授信額度、注冊資本、信用期限、付款條件有很大的影響關系，這是企業在預防貨款安全工作中一個主要的評定標準或衡量指標。

5）、信用期限：企業對客戶產生賒欠款時間給予的時間期限，此點受客戶信用等級、客

戶生產銷售季節的影響。

6）、付款條件：企業和客戶之間為保證雙方的利益針對貨物和貨款兩個方面相互設定的

回款的條件。

具體形式如圖：

第三部分：客戶負責人資料卡，主要內容包括以下幾個方面：

1）、姓名、性別、年齡、職務：這是對客戶負責人基本情況的一個了解，也是最基礎的資料。

2）、性格特征：一個人的性格特征往往和其工作的特點和行事風格有著很大的關系，通過對一個人性格特點的了解不僅可以在工作中投其所好同時也便于銷售和回款工作的開展。

3）、家庭情況：家庭是每個人生活和工作的重要組成部分，家庭伴隨著著每個人的一生，通過對企業負責人家庭情況背景的了解，在銷售工作中有時會起到意想不到的作用。

4）、興趣愛好：對于對企業負責人興趣愛好的了解這樣便于銷售人員在和企業負責人接觸時能夠找到共同的話題，使日常和工作的談話能夠言之有物、言而愿聞建立好的合作關系。

5）、專業、學歷背景：對于負責人學歷、專業背景的了解，對于工業品營銷而言這往往成為企業的產品能否進入客戶的視線的關鍵點。

6）、聯系方式：加強日程聯系的基本點，重要的是業務人員不僅要知道企業負責人的辦公電話，同時還需要知道手機和家庭電話，以方便日常的感情聯絡。

具體形式如圖：

案例：

雄鵬電器設備有限公司，作為一家電器設備的生產企業主要給各個生產企業做家用電器產品的配套產品，由于產品質量過硬，產品的銷售非常順利，企業在這幾年的發展也一直處于一個良好的上升狀態，但是由于銷售上的賒欠款過大，資金周轉問題成為困擾該公司繼續發展的一個較大問題，作為該公司的負責人張經理在對銷售賒欠款的分析上發現，之所以造成企業賒欠款過大的原因在于，第一是企業在對業務人員的考核時只注重賬面上的銷售數據，造成業務人員急功近利的銷售意識，只注重將貨銷售出去而忽視貨款的回收，第二企業內部對銷售貨款的控制乏力，財務對應收賬款的催收力度太小，第三最重要的一點是由于銷售人員在進行銷售時雖然將貨賣給了客戶，但是由于沒有對客戶基礎資料進行搜集和整理，造成很多貨款的回收由于缺乏基礎資料在進行清收貨款時出現由于無法找到相關負責人而造成貨款無法及時的回收，為此，張經理決定從基礎入手，通過對客戶基礎資料的建立來完善對銷售應收賬款的管理工作，為此張經理一方面要求財務人員對企業的應收賬款進行清理歸類，一方面要求各業務人員和公司財務人員通過對客戶的基礎資料如客戶企業檔案、負責人基礎資料、客戶與企業往來交易記錄、回款記錄、客戶信譽建立信用記錄等相關資料，通過對這些數據的分析建立企業客戶檔案，同時要求各業務人員在對新客戶進行合作時必須建立客戶檔案，在客戶資料和檔案沒有齊備的情況下無論任何原因均不允許發貨等硬性要求，雖然此舉在銷售人員中引起軒然大波，銷售人員對此舉難以理解和頗有微詞，在短期內也出現了銷售量下滑的嚴重問題，但是張經理不為所動，堅持這項原則，在經過短短的近六個月的挑整后企業的銷售出現了新的變化，首先是企業的的應收賬款大幅下降、貨款回收的時間也比原來正常多了，同時由于有了相關企業負責人的基本資料通過企業相關部門與各企業負責人的相互溝通，企業的和客戶之間的關系也相處非常好，對企業的銷售間接起到了帶動作用。

二、加強客戶信息資料的搜集

客戶信息資料的搜集是一個系統的工作，企業通過對客戶信息資料的搜集可以幫助企業更好的規避貨款風險，一般而言企業在對客戶建立相關客戶檔案后，需要在客戶信息資料的搜集工作中做兩件事情：

首先，企業在交易和合作前通過對客戶進行必要的資信調查，主要是為了解決以下幾個問題，即：

（1）、能否和該客戶進行商品交易；交易的前提條件是客戶經營資質合法、信用口碑頗佳并且具有支付能力。

（2）、做多大量，信用額控制在多少為宜；進行交易應控制的交易額度和對客戶的授信額度的限制。

（3）、采用什么樣的交易方式、付款期限和保障措施。采取現款現貨、貨到付款、提貨付款還是給予一定的帳期，以及貨款風險存在的防范手段是什么。

其次，在對已經合作客戶進行必要的資信調查，主要解決以下問題，即：

（1）、了解客戶的經營狀況和后期合作的意愿，強化經銷商的回款意識。

（2）、加強對客戶的庫存管理，將應收賬款和發貨數量進行合理有效控制，減少應收賬款的數量。

（3）、了解客戶潛在的風險做好應收賬款的風險控制。

以上問題的解決，對于保證企業貨款的安全起著至關重要的作用，但是要想做到這一點整理和搜集客戶的信息資料是問題解決的關鍵。

1、如何對客戶信息進行搜集

建立客戶檔案、搜集信息資料的目的在于強化對應收賬款的控制，防止產生呆、壞賬的產生，這要求客戶檔案和客戶的信息資料必須是真實有效的，只有真實有效的客戶信息資料才能正確反映客戶的真實情況，才能為企業對客戶的甄別提供依據，為企業的銷售工作奠定良好的基礎，為企業后期的銷售工作提供有效的服務和幫助，因此對于客戶資料信息的收集和整理是一項非常重要的工作，作為企業必須予以高度重視，哪么企業以該如何對客戶的信息進行搜集才能達到真實有效的目的、才能起到為企業服務的目的呢？平常很多企業只要采取以下兩種方法進行客戶資料信息的搜集，一是委托專業的調查公司進行，二是企業利用自身人員進行客戶資料的搜集和整理。

但是，由于企業把客戶信息調查工作委托給調查機構，很容易造成銷售人員過渡依賴外部資源對銷售過程中的風險控制，會造成銷售人員對客戶風險的警覺度降低，增加后期應收賬款的風險。其次、調查機構的調查結果往往浮于表面，調查的結果和結論和企業所要認知和了解的情況存在偏差，結果不能令人滿意，企業有時還需要進一步補充調查，甚至“抽絲剝繭”一番，才能判斷調查結果是否可以運用。

因此，很多企業將客戶信息資料的調查工作，交給平時與客戶往來接觸最為頻繁的銷售人員負責，雖然這樣會使信息調查工作中會出現搜集客戶的信息資料大多來源于客戶自身或者自己推薦的機構和人員，以及客戶傾向于提供對自身有利的信息回避對自身不利的信息，加上企業本身的客戶資信調查人員并非專業人士，造成搜集的信息客觀性相對較差，但是這種信息來源渠道的好處是企業不必花費額外的費用，并且信息的收集工作在日常交易的過程中就可以順利進行，同時銷售人員作為和客戶接觸最多的人員對于客戶的了解往往會更加深入一部，因此很多企業還是堅持運用自身銷售人員進行客戶資料的搜集工作。

2、銷售人員進行客戶信息資料搜集的途徑

作為銷售人員要獲取真實可靠的信息資料，一般主要從以下的途徑獲得：

1）、通過與客戶的日常接觸搜集信息

與客戶的接觸是通過商業信函、電話、傳真或者電子郵件進行的，在這個過程中，眼光敏銳的銷售人員可以通過觀察客戶使用的信箋、信封是否完整、信件格式是否符合商業慣例、是否具有較強的專業知識并且信息完備等方面對客戶經營是否規范有一個大致的評價。如在和客戶的銷售人員進行電話聯系時，可以通過客戶是否使用標準的禮貌用語、談吐是否自如，發現客戶是否態度誠懇、工作人員的素質的高低，一般擁有高素質員工客戶的經營情況通常比較好，資信狀況也比較好，另外，通過對老客戶的回款記錄的了解也是獲取客戶資信狀況的一條重要渠道。

2）、通過對客戶進行實地走訪來收集信息

俗話說“耳聽為虛、眼見為實”，要想對客戶的真實情況進行了解單純通過別人的介紹或者客戶的自我介紹往往會出現信息失真的情況，通過實地的走訪則可以很好的解決這一問題。業務人員通過對客戶的實地走訪，現場查看客戶的經營場所、查閱有關法律文件、當面與客戶的負責人進行交談，可以印證客戶所提供資料的真實性與否進行一個準確的判斷。如銷售人員通過觀察客戶的辦公場所和生產廠房的新舊程度，可以對客戶的盈利能力作出大致的判斷，但需要警惕那種經營陷入困境只對辦公場所進行豪華裝修騙取貨物和錢財的客戶；通過觀察客戶的庫存產品的存貨情況可以估算出客戶未來的現金流量；通過與客戶高級管理人員的交談可以了解其經營管理水平和素質的高低；通過與客戶的普通工作人員的交流，可以了解其收入狀況、工資發放情況是否及時從而判斷客戶的經營情況；通過了解客戶員工的工作情況和士氣高低，可以了解客戶的凝聚力；通過觀察客戶的營業執照和相關資產證明文件可以印證客戶所提供的資料與實物是否相符；值得一提的是，一般客戶出于保守商業秘密的需要，不愿意披露自身的狀況，特別是資信狀況不良的或者陷入財務危機的客戶更是如此，如果在實地走訪時發現客戶對于信息披露過于敏感和不安，采取推脫的方式拒絕披露或者不允許銷售人員查看，企業就應當保持警覺。

3）、通過與同行業或者相關行業的人員的接觸搜集客戶信息

首先，客戶對同一種商品通常有多種來源渠道，也就是說本企業并不是客戶的唯一供貨單位，通過與其他供貨單位的信息交流取得客戶付款是否及時等信息是一種非常重要的信息來源渠道。需要注意的是其他供貨單位出于競爭目的，可能故意提供客戶資信狀況不良的假信息以爭取客戶資源。

其次，客戶所需要的產品一般也不局限與本企業一家所提供的產品，比如客戶在生產過程中不僅需要生產原材料同時還需要包裝材料等一些配套的生產資料，這樣企業的銷售人員就可以從客戶的其他供應商的銷售人員那里了解客戶的資信信息，相對與從同行哪里得到的有關客戶的資信狀況信息可能從其他供應商那里取得的信息更加可靠，因為雙方不存在競爭，沒有造假的動機，很多時候在和其他非競品企業的銷售人員的接觸中有時一家企業所反映出來的問題，或許在不遠的將來就是自己企業所要面臨的問題。

通過與同行和相關行業的信息交換收集信息所取得的資料主要是與客戶曾經打交道或正在打交道的企業出具的《商業資信證明》和客戶開戶銀行提供的《銀行資信證明書》。

4）、通過公共信息渠道收集客戶信息

現代社會是信息社會，報紙雜志、廣播、電視、互聯網等大眾傳媒包含大量的企業信息，通過對這些媒體的關注對于了解客戶的信息，進行信息資料的搜集有時也會起到事半功倍的效果，特別是電視和互聯網對企業信息報道的及時性是其他方式所不可比擬的，尤其通過互聯網銷售人員可以根據自身的需要主動地選擇所需要的信息。但是，需要注意的是互聯網上的垃圾信息比較多，還有相當多的傳言不可采信，因此作為銷售人員在進行客戶信息搜集時最好是選擇國內知名的經濟類網站和官方網站，這樣所收集的信息的可靠性就能大幅度提高。

5）、通過行政部門進行客戶信息的搜集

行政部門作為國家的行政管理機關，對客戶的信息資料的反應和披露存在客觀的真實性，有些信息資料通過行政部門進行了解更具有可靠性，如企業可以從法院了解客戶的訴訟記錄，以確定客戶在付款上的信用和有無因欠款產生的相應不良記錄；從稅務部門了解客戶是否拖欠稅款等客戶信息，了解客戶的經營情況以及客戶的信用情況；從工商行政管理部門可以了解到客戶經營場所、歷年的審驗情況和營業執照的真實性，以確定客戶的合法性。

6）、通過搜集該企業的宣傳資料搜集信息

任何一個企業對于自身的宣傳都是不可避免的，其宣傳的形式往往也是多種多樣，而通過對企業在社會上進行自身的宣傳的折頁、畫報、企業內刊等等對這些宣傳物品的資料的搜集和整理，一方面我們可以從側面了解這個企業的經營理念和發展歷史、以及經營思路，以確定企業的有無發展前景，另一方面可以從對企業宣傳資料制作的精美程度、企業宣傳軌跡的變化情況對客戶的經營狀況進行分析，以確定企業的經營業績的發展軌跡。

案例：

2002年江西一家工業原料的生產廠家接到一廣東客戶價值20萬元的訂單，客戶要求該廠在一個月內完成供貨，并預先支付了2萬元的預付款聲稱尾款實行貨到付款，該客戶是企業近期發展的一個客戶，由于一直沒有進行實質性的合作因此也就沒有過多的了解，在接到訂單后負責銷售的李勇為了穩妥起見，決定前往廣東到該廠進行實地考察，以便確定是否進行按期發貨，李勇在到達該企業所在地后，開始沒有與該廠相關的人員進行接洽，而是獨自一人對客戶各方面的信息進行著手的調查，在通過工商等行政部門相關職能了解后均沒發現任何問題，但是在對該公司調查的過程中李勇通過與同行的業務人員聊天時了解到該企業一開始合作還都可以回款也很正常，但是時間一長往往就會產生貨款回收難的問題，在得知這一情況后，李勇又以采購商的身份前往該廠進行了解，在與該廠的負責人進行所謂的采購洽談過程中李勇發現該企業的負責人對于采購的事情表現的不是十分的積極，而該廠的其他員工和其他企業的員工很不一樣，每個人的臉上都是表情凝重，仿佛發生要發生什么事情一樣，于是李勇利用與該廠的看門人員聊天套近乎，終于得知該廠由于經濟效益不好，一直要破產，只是一直沒有落實下來，每個工人都不知道自己明天何去何從，為此李勇第一時間電話通知廠里不要發貨，經過幾個月后，李勇從其他渠道得知該廠已經破產，由于資不抵債很多供應商的貨款都沒能及時回來，只能等法院裁決能拿多少雙多少。

3、銷售人人員搜集客戶信息的技巧和方法

羅馬不是一天建成的，資料信息的搜集也同業如此，是無法一蹴而就、一氣呵成的，信息資料的搜集是一個長期和不斷完善的過程，需要銷售人員在實際工作中點點滴滴地搜集而來，為了收集到真實有效的信息，它要求銷售人員不僅要有較強的觀察力和分析問題的能力做一個有心人外，同時還需要銷售人員在信息搜集的過程中掌握一定的技巧和方法，這樣才能在信息搜集的過程中無往而不利，作為銷售人員在進行信息的搜集工作中需要掌握以下方法：

（1）、要以誠感人、以謙動人。俗話說：“鼓不敲不響，話不說不明”，要讓掌握信用信息的人吐露真情的最有效做法，就是要讓對方對我們不設防，有信任感并與我們形成一種“推心置腹”的共識。因此在初次相見時，銷售人員待人要真誠，出言要謹慎，舉止要謙恭，切勿隨意冷嘲熱諷或者表露出一副高高在上無所不能的驕傲態度，在笑談戲說之間，要把握分寸，在對方拿出數據供我們參考之時，要能讓對方自始至終又被重視和受到禮遇的感覺，要有一種“聽君一席話、勝讀十年書”的感受，若能以這樣謙恭有禮的態度對待對方，必定能獲得對方完全的信賴，從而讓對方隨時心甘情愿和非常樂意的給我們提供信息。

（2）、要仔細傾聽、善于詢問。信息的搜集要講求“敏捷性”。在挖掘信息時，銷售人員不妨擺出一副若無其事，悠然自得的姿態，但是內心一定要注意力集中，全神貫注地傾聽對方談話的細節和重點，對于不太明白的關鍵問題或者一些重要的問題，一定要多問，利用誘導式發問的技巧，讓對方自然而然的講出我們所需要的答案來。

（3）、要因事辨認、把握挈機。信息資料的搜集需要真實、可靠的信息來源。在進行信息的搜集不免要于各種各樣的人打交道，到底誰提供的信息有效真實，這就需要銷售人員要了解提供信息者的性格、品質，需要從這些人日常的言談舉止處著手。古人云：“觀人于臨財，觀人于臨難，觀人于忽略，觀人于酒后。”銷售人員只要掌握以上四種契機，仔細觀察信息來源者的反應，必能很快洞悉其真正本性。一般見財不私，比多廉潔；臨難不避，則有有義識；不忽略細節，多有智謀；酒后能鎮靜，則聚財有方，這些都是良好的人格信用的表現。同時在信息搜集的過程中銷售人員要善于把握契機，一般人在心情好時或者放松的環境下，往往更容易表露真實的想法和情況，這就需要銷售人員在信息搜集的過程中把握和制造了解信息的機會。

（4）、要廣結人緣、互惠互利。銷售人員僅憑個人的力量搜集資料是相當耗時費力的，其結果往往也不理想，如數據不準、實效性不強等等。如果銷售人員平時能夠廣結人緣，設法結識一些能自愿提供客戶信息的同行，并能在第一時間內互通有無，這樣不僅可以提前發現不利誘因，從而及時、及早做好預防措施，降低受騙或拖延付款帶來的風險，同時也會獲取更廣泛的信息搜集渠道。

進行信息資料的搜集作為銷售人員時一定要“耳聰目明，心中有數、仔細傾聽，小心求證”絕不能憑空臆想，尤其在對客戶信息資料的進行評估時銷售人員不能隨意高估客戶的信用；而且，對于長期往來的客戶進行信息資料的搜集時，也不可以因為客戶以前的信用狀況良好就放松警惕，降低追根究底的調查要求，只有經常抱著危機四伏、如履薄冰的心態、時時防止對方隨時都可能發生信用異常的預期心理，才能夠使信息資料的搜集工作做到無懈可擊。

在賒銷之前收集客戶的信息資料，是為了對客戶資信狀況評價準備資料，這是應收賬款管理的起點，避免對資信狀況不佳的客戶實行賒銷，將可以避免的壞賬和收集客戶信息所有花費的成本進行比較，結論是多花費些時間和成本收集客戶信息是值得的。

四、進行客戶風險的鑒別

對客戶風險的鑒別主要是為了減少應收賬款的壞賬損失，是企業尋找優質的客戶資源的一個過程，這也是企業進行信息搜集的一個目的，在營銷實踐中常用的方法就是通過對客戶的信用進行等級的劃分，針對不同信用級別的客戶分別對待，以減少應收賬款的損失，具體的實施方法和步驟如下：

首先，通過外部和內部對客戶的信息情況進行了解后，企業的業務負責人運用相關的手段對客戶進行信用的評判，具體方法一般采用加權平均法進行計算，內容如圖示：

客戶信用評分表

注：85分以上優、65－85分為良、65分以下為差.

其次，通過對企業產品、品牌、價格、銷售量等相關數據進行綜合分析打分，將客戶的運營狀況與同類型企業進行比較，來對客戶的經營效益進行評估，以此來確定風險的輕重程度。如圖示：

客戶經營效益評估表

最后，根據得分情況對每一客戶確定相應的信用等級。等級可分為A、B、C三等，A級為規模較大、歷史往來記錄較好或盈利能力和短期償債能力較好的企業；B級為資產狀況和財務狀況一般，可有一定資產作抵押，在以往交易中經催收能結清貨款的企業；C為信譽差、財務狀況差、又無資產抵押的企業。對于不同信用等級的客戶，企業在銷售時就要采取不同的銷售策略及結算方式，A、B類客戶都可采取賒銷方式，只不過是在賒銷額和期限上有所區別，賒銷額度的確定可根據收益與風險對等原則來確定。在信用期限的確定上，企業可根據行業慣例進行確定合理的信用期限，但一定要以增加的收入大于相應的機會成本、管理成本和壞賬損失成本為標準。對于C類客戶，一律采用現款交易或采用銀行承兌匯票方式進行貨款結算，決不能為了單純地提高銷售額而去遷就客戶提出的不合理要求。

但需注意的是，信用等級并非一成不變，最好能根據銷售人員信息資料的變化情況隨時對客戶進行全面審核，以便于信用等級的變動與客戶的最新變化保持一致。

五、客戶信息的更新

客戶資料一旦建立起來，對于企業而言只是完成了對應收賬款風險管理的第一步，由于任何企業在經營活動中，總會遇到各種各樣的情況和隨時而來的經營風險，因此對于企業而言客戶信息不可能是一場不變的，這就要求企業在對客戶信息的管理過程中對客戶的情況進行跟蹤了解，并定期對已經建立起來的客戶資料內的相關信息和內容以及信用的評估數據進行隨時的更新，以適應客戶和企業進行管理的需要，對于企業而言只有對客戶資料進行定期更新，這樣企業才能對客戶的變化情況了如指掌，對客戶資料的更新我們的目的在于了解客戶人事以及企業經營的的發展動向，以做到防患于未然，同時通過客戶信息資料的定期更新可以幫助企業對自己的應收賬款有個明確的管理辦法，減少企業在銷售過程中所遇到的風險。

對于客戶信息的更新作為企業需要注意以下幾個過程的管理：

一、企業經營場所的變更。主要是指客戶因經營需要將經營的場所進行搬遷，如近年在內地很多企業由于人力資源成本的上漲，為了節約勞動力成本很多企業開始陸續將企業搬遷到人力資源更為豐富和人力成本更為地的地區，這雖然是客戶的自身發展的一種需要，但是作為供貨企業必須對客戶的這種變化隨時掌握。

二、企業經營者的更換。主要是指企業經營人的變動情況，隨著我國市場經濟改革的不斷深入和發展，以及現代經營理念所有權與經營權分離的要求，在我國很對企業業主不再向過去一樣親自參與企業的經營和管理，而是將企業的經營權交給職業經理人由職業經理人負責企業的經營活動，尤其對于一些國有企業更是如此，這種現象的廣泛存在，就會隨時發生經營者的人事變動情況的可能，在很多時候經營者變動往往都會對企業應收賬款的支付產生很大的影響，因此作為供貨方對以企業經營者的變動情況進行洞察，及時更新客戶的信息資料就非常有必要。

三、企業在與客戶商業活動中，客戶付款情況的資料更新。主要是指對客戶在合作過程中的付款情況及時了解，從客戶付款的及時性等相關信息上對客戶的信用進行考查和動態的評估，并根據評估的情況對等級進行調整。

案例：

王偉是一家香精企業的銷售人員，其主要的工作就是針對很多大小的乳品廠進行牛奶香精的銷售，作為一名銷售人員王偉的銷售工作一直深受公司領導的喜愛，原因在在于王偉很很多銷售人員不同的是其在產品的銷售過程中貨款的回收總是能夠很好的按時回到公司，其所負責的西北片區的銷售業績不但穩健增長，而且每月應收賬款的比列只有銷售額的10％不到，并且各個客戶的資金重視處于一種良性的流動的狀態，為此在年底收到公司的獎勵，并被領導要求將自己個人工作方法作為經驗向同事進行匯報，在報告會上王偉根據自己多年的工作經驗進行了一下總結：

首先，在接到銷售任務的時候，王偉并不是急于求成的去找客戶進行洽談，而是先對自己市場區域的準客戶進行逐一清理，通過對客戶的基本情況的了解后，建立相關的基礎檔案，通過了解的情況對客戶按照規模、產品暢銷的程度先進行一、二、三類的大致分級，確定自己的工作重點。

第二、在與客戶的洽談的過程中，王偉更多的考慮的不是如何將貨先鋪出去而是考慮如何能夠貨到付款，甚至先款后貨，為此在選擇客戶時王偉總是通過各種渠道對客戶產品的銷售情況、品牌影響力、企業的經營效益等情況都作了充分了解時才將這些客戶納入自己攻擊的目標。

第三、在對一些客戶進行基本情況和企業效益情況有了大致了解后，王偉對于一部分經營效益好企業根據每根企業規模實力和發展前景較好的企業，在現款無法實現的情況下，根據自己對企業的了解程度，在預估各企業產品的銷售量的數據分析上給各個企業進行信用的評定，并以此確定賒欠的額度，來保證自己銷售的實現。

第四、在對客戶的銷售貨款的管理工作中，針對客戶的應收賬款王偉堅持每月與對客戶進行對帳以加強的應收賬款管理，同時對各個客戶應收賬款賬齡、應收賬款的比重的情況進行動態的分析，并根據對客戶的回款情況的及時調整自己銷售的重點方式。

第五、對客戶信息資料在日常的管理中，王偉堅持對客戶的信息資料進行及時的更新，尤其對于人事的變動，回款未按計劃到位的客戶，一旦出現變動，王偉總是在了解清楚后立即采取跟蹤了解直到穩定下來，才將資料進行確定并進行后續的工作

正是由于這樣通過對基礎工作的落實，王偉雖然在一開始的銷售量比起很多區域而言市場提升速度慢，但是由于堅持對基礎工作的落實，因此在后期市場的銷售保持了穩健的發展態勢。

六、客戶風險的征兆

任何危害的的發生往往并不是突如其來的，其在危害發生的前期總有著這樣和那樣的征兆，作為客戶經營風險的出現同樣如此，因此企業在對客戶進行應收賬款的管理過程中，作為企業需要對客戶的一些異常情況進行高度的關注，一般而言客戶出現以下情況作為企業必須給予高度的關注。如：

1）、辦公地點的莫名搬遷；

現象：辦公場所的搬遷不是出于企業發展的角度再進行而是因為很多無法說清原因進行搬遷，而且搬遷的場所是由高檔的場所往低檔場所轉移。

2）、頻繁轉換管理層、業務人員，公司離職人員增加；

現象：公司的管理團隊人員更換頻繁，基礎業務團隊人員無所事事，并且人員的辭職和流動率增加太快，超出正常的人員流動率。

3）、受到其他公司的法律訴訟；

現象：客戶官司不斷，并且這些官司又都主要集中在債務官司上。

4）、公司財務人員經常性的回避；

現象：公司的財務主管人員針對客戶對帳或者結款工作，不按時進行開展必要的工作，經常采取種種借口進行推脫，是對帳和結款工作無時間性延期。

5）、付款比過去延遲；經常超出最后期限；

現象：原先非常及時的付款工作，在很長時間內出現遲緩，并且無合理和正當的理由。

6）、多次破壞付款承諾；

現象：對于事前約定的付款承諾遲遲無法兌現，并且反復出現類似的情況。

7）、經常找不到公司負責人；

現象：公司的經營負責人經常不在公司，電話聯系往往無法聯系上或者

8）、公司負責人發生意外；

現象：公司負責人因為總總原因出現一些負面的相關信息或者本身出現一些違法或者自身健康方面的問題。

9）、公司決策層存在較嚴重的內部矛盾，未來發展方向不明確。

現象：企業的內部矛盾重重，尤其是公司的高層管理人員之間勾心斗角，企業的經營發展定位不清、方向模糊，沒有主業和次業之分。

10）、公司有其他的不明確贏利的投資（投機）如：股票、期貨等；

現象：企業正常發展的資金被用于一些高風險的投資行業。

11）、不正常的不回復電話；

現象：正常業務開展的電話出現中斷或者不給予必要的回復。

12）、開出大量的期票；

現象：在短時間內開據大量的銀行期票或者延期付款支票，應付客戶正常的結款請求。

13）、銀行退票（理由：余款不足）；

現象：給客戶開具的結款票據賬面上余額不足，并經常出現類似問題。

14）、應收帳款過多，資金回籠困難；

現象：企業對外應收賬款過多已經嚴重影響到企業的正常生產和經營，并且應收賬款回收難度較大。

15）、轉換銀行過于頻繁；

現象：開戶銀行三天兩頭更換，并且存在多個開戶銀行的現象。

16）、以低價拋售商品（低于供貨商底價）

現象：對于庫存的產品或者商品在進行大規模的甩賣，并且希望在短時間內清庫。

17）、突然下過大的定單（遠遠超出所在區域的銷售能力和生產需要量）；

現象：在無特定需求和正常的市場需求情況下訂貨量突然加大并遠遠超出其正常的需要量。

18）、發展過快（管理、經營不能同步發展）；

現象：企業規模的擴展和發展過快，與其近經營能力和企業的規模完全無法匹配。

作為企業當遇到當客戶出現以上的異常情況時，作為企業應該采取果斷、迅速的應變措施，從發貨量和加強匯款力度上來進行強化管理，以降低應收帳款的回收風險。